Załącznik                                                                                                              do Zarządzenia Nr 4/2011

                                                                                     Dyrektora ZSnr1  w Mławie                                                                               z dnia 04.01.2011r.

 

Regulamin kontroli zarządczej  w Zespole Szkół nr1 w Mławie

 

           

Rozdział I

 

Postanowienia ogólne

 

§  1

 

Ustalenia niniejszego Regulaminu dotyczą:

1. sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w  Zespole Szkół nr1 w Mławie.

2. ustalenia zasad  koordynacji kontroli zarządczej.

 

                                                                      §  2

Ilekroć  w  Regulaminie jest mowa o :

1) Kierownik jednostki- rozumie się przez to Dyrektora Szkoły,

2) Zastępcy kierownika jednostki - rozumie się przez to wicedyrektora Szkoły ,

3) Szkole - rozumie się przez to Zespół Szkół nr1 w Mławie ,

4) kierownika gospodarczego - rozumie się przez to kierownika gospodarczego Szkoły,

5) Sekretarzu ? rozumie się  Sekretarza  Szkoły  ,

   6) kontroli ? rozumie się przez to czynność polegającą na sprawdzeniu stanu faktycznego i  porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania (procedurach), oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki,

 79) kontroli zarządczej ? rozumie się przez to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy,

 10) procedurze- rozumie się przez to  takie ustalenie przez kierownictwo pracy urzędu w instrukcjach i  regulaminach wewnętrznych, aby postępowanie urzędników samorządowych było zgodne nie tylko z obowiązującymi ustawami i regulacjami prawnymi, lecz również ze standardami kontroli,

11) procedurze  finansowej ?rozumie się przez to procedury wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych i z ustawy o rachunkowości oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń wykonawczych;

 

12) procedurach okołofinansowych ? rozumie się przez to procedury wskazane w innych niż finansowe aktach prawnych regulujących pracę szkoły.

 

   13) ryzyku- rozumie się przez to możliwość ( prawdopodobieństwo ) zaistnienia niepożądanego zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizację założonych celów i zadań,

   14) czynnikach ryzyka- rozumie się przez to okoliczności, stan prawny, stan faktyczny, które mogą wywołać ryzyko,

   15) obszarze ryzyka-  rozumie się przez to obszar, w którym istnieje prawdopodobieństwo wystąpienia niekorzystnego zjawiska,

  16) zarządzaniu ryzykiem ? rozumie się przez to system metod  i działań zmierzających do obniżenia ryzyka do poziomu akceptowalnego obejmujące  identyfikację i ocenę ryzyka oraz reagowanie na nie,

  17) rejestrze ryzyka- rozumie się przez to zestawienie wszystkich zidentyfikowanych ryzyk w  Zespole Szkół nr1 w Mławie,

 

  18) misji ? rozumie się przez to cel istnienia Zespołu Szkół nr1 w Mławie  .

 

Rozdział II

 

Organizacja kontroli zarządczej

 

§  3

Każdy kierownik jednostki organizacyjnej ZS nr1 zobowiązany jest do opracowania w formie pisemnej i bieżącego uaktualniania:

1) Regulaminu lub procedur kontroli zarządczej

2) procedur finansowych ,

3) procedur okołofinansowych.

 

 

 

§ 4

 

Celem kontroli zarządczej w Zespole Szkół nr1 w Mławie jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz regulaminami i procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.

 

 

§ 5

 

Kontrola zarządcza powinna być:

 

1) adekwatna ? to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej,

 

2) skuteczna ? to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych,

 

3) efektywna ? to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych celów.

 

 

 

 

 

 

§ 6

 

 

Podstawowe funkcje kontroli zarządczej to:

1) sprawdzanie czy wydatki publiczne są dokonywane:

 

a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

? uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

? optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

 

2) porównaniu stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami,

 

3) ocenianie prawidłowości pracy,

 

4) wydawanie zaleceń i wniosków pokontrolnych.

 

§ 7

 

Etapy postępowania kontrolnego, niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu, obejmują:

 

1) porównanie stanu faktycznego (efektu) z założeniami oraz ze stanem określonym w normach   prawnych, technicznych, regulaminach i instrukcjach postępowania,

 

2) ustalenie nieprawidłowości,

 

3) ustalenie przyczyn nieprawidłowości (obiektywnych ? niezależnych od działania jednostki kontrolowanej, subiektywnych ? zależnych od jej działania),

 

4) sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów,

 

5) omówienie wyników kontroli z kierownikiem kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej.

 

§ 8

 

1. Kontrola zarządcza zewnętrzna może być prowadzona jako:

a) kompleksowa ? obejmująca całokształt zadań statutowych kontrolowanej jednostki; może być zlecana tylko przez starostę ,

b) problemowa ? obejmująca wybrane zagadnienia w jednej lub kilku kontrolowanych jednostkach,

c) doraźna ? rewizja, inspekcja, wynikająca z bieżącej pilnej potrzeby sprawdzenia stanu faktycznego, prowadzona w różnych kierunkach,

d) sprawdzająca ? stosowna do potrzeb, obejmująca ocenę stopnia realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku uprzednio prowadzonych kontroli;

 

2. Kontrola zarządcza wewnętrzna  dotyczy  Zespołu Szkół nr1 w Mławie .

 

 

 

Rozdział III

 

System kontroli zarządczej

 

 

§  9

 

System kontroli zarządczej zbudowany jest w oparciu o standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych i jest zawarty w pięciu obszarach standardów o odpowiadającym im poszczególnym elementom kontroli zarządczej:

 

  1) środowisko wewnętrzne,

  2) cele i zarządzanie ryzykiem,

  3) czynności / mechanizmy kontroli,

  4) informacja i komunikacja,

  5) monitorowanie i ocena.

 

 

 

 

 Środowisko wewnętrzne

 

§ 10

 

Właściwe środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa, na jakość kontroli zarządczej.

Standardy w tym zakresie to:

 

1. Przestrzeganie wartości etycznych

    1) Kierownicy oraz pracownicy Zespołu Szkół nr1 w Mlawie zobowiązani są do       przestrzegania wartości etycznych wynikających z Karty Nauczyciela ,Ustawy o Systemie Oświaty oraz Ustawy o Pracownikach Samorządowych zawartych w statucie Zespołu Szkół nr1 w Mławie.

    2) Kierownicy wspierają i promują przestrzeganie wartości etycznych dbając o dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami.

 

2. Kompetencje zawodowe

 

1)     W Szkole zatrudnianie są wyłącznie osoby posiadające stosowną wiedzę, umiejętności i  doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania.

Proces zatrudnienia prowadzony jest w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata na wolne stanowisko pracy. Rekrutacja prowadzona jest zgodnie z wymogami ustawy o pracownikach  samorządowych. Proces ten jest jawny i otwarty dla wszystkich Ogłoszenie o wolnym stanowisku oraz o naborze kandydatów na to stanowisko umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej oraz  na tablicy informacyjnej w ZSnr1 . Analogicznie ogłasza się informację o wynikach naboru.

Pracownicy co najmniej raz na dwa lata podlegają okresowym ocenom.

      2) Rozwój kompetencji zawodowych  odbywa się poprzez systematyczne szkolenia i dokształcanie pracowników oraz samokształcenie.

 

 

3. Struktura organizacyjna

      

1)     Strukturę organizacyjną określa Regulamin Organizacyjny Zespołu Szkół nr1 w Mławie Jest ona jasna i zrozumiała .Określa zakres obowiązków ,uprawnień i odpowiedzialności dla każdego pracownika oraz zakres podległości poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki. wynika ze Statutu i Regulaminu Pracy Zespołu Szkół nr1 w Mławie.

2)     Uszczegółowienie Regulaminu stanowią zakresy czynności poszczególnych        pracowników dostępne w aktach osobowych pracownika. Każdy pracownik posiada swój  zakres czynności na własnym stanowisku pracy.

 

 

 

 

 

 

 

4. Delegowanie uprawnień

 

      Dyrektor  może przekazać uprawnienia (upoważnienia)  dla określonego pracownika do wykonywania określonych czynności lub podpisywania określonych dokumentów  w jego imieniu np. do podpisywania określonego rodzaju decyzji, postanowień, zaświadczeń.

      Powierzenie uprawnień dokonywane jest wyłącznie w formie pisemnej. Przy przekazywaniu uprawnień należy przestrzegać przepisów ustawy o finansach publicznych i ustawy o rachunkowości oraz  należy dokładnie określić zakres uprawnień pracownika. Dokumenty dotyczące uprawnień przekazywanych pracownikowi są rejestrowane w rejestrze upoważnień i przechowywane w aktach osobowych.

   

 

 Cele i zarządzanie ryzykiem

 

§  11

 

1. Misja

 

Misją naszej jednostki jest przede wszystkim wspomaganie rozwoju i edukacji dzieci będących uczniami Zespołu Szkół nr1 w Mławie , koncentrując się na:

- wspomaganiu dzieci w rozwijaniu uzdolnień oraz kształtowaniu czynności intelektualnych potrzebnych im w codziennych sytuacjach i w dalszej edukacji

- budowaniu systemu wartości , w tym w wychowaniu dzieci tak , żeby lepiej orientowały się w tym , co dobre i co złe.

- kształtowaniu u dzieci odporności emocjonalnej koniecznej do racjonalnego radzenia sobie w nowych i trudnych sytuacjach , w tym także do łagodnego znoszenia stresów i porażek

- rozwijaniu umiejętności społecznych dzieci , które są niezbędne w poprawnych relacjach z dziećmi i dorosłymi

- stwarzaniu warunków sprzyjających nauce dzieci o zróżnicowanych możliwościach fizycznych i intelektualnych

- trosce o zdrowie dzieci i ich sprawność fizyczną , zachęcaniu do uczestnictwa w zabawach i grach sportowych

- kształtowaniu u dzieci poczucia przynależności społecznej , do rodziny , grupy rówieśniczej i wspólnoty narodowej oraz postawy patriotycznej

- zapewnieniu dzieciom lepszych szans edukacyjnych poprzez wspieranie ich ciekawości , aktywności i samodzielności , a także kształtowaniu tych wiadomościi umiejętności , które są ważne w edukacji szkolnej .

 

2.Cele i zadania Szkoły

 

Osiągnięcie celów wynikających z realizacji zadań ZSnr1 w Mławie  wiążę się z ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów , wykonania planowanych do realizacji zadań.

 

W tym celu:

 

1) W Zespole Szkół nr1 w Mławie  opracowuje się roczny plan finansowy, który jest podstawą działalności finansowej. Kierownik jednostki  otrzymuje do wiadomości zabezpieczenie środków na realizację zadań statutowych. Monitorowanie zadań i ocena ryzyka na bieżąco prowadzona jest przez kierowników jednostek i pracowników w zakresie wykonywanych zadań a przede wszystkim Kierownika gospodarczego. Kierownik gospodarczy  przedstawia Dyrektorowi  na piśmie i omawia comiesięczną informację z wykonania planu finansowego Szkoły , planów finansowych , wskazując na zagrożenia wykonania strony dochodowej i możliwości realizacji wydatków. W przypadku wystąpienia prawdopodobieństwa ryzyka dokonuje się analizy i dostosowuje realizacje zadań do możliwości finansowych ZSnr1 . Może to być wycofanie się z realizacji zadania, ograniczenie realizacji do części zadania, lub dokonanie przeniesień w planie finansowym  i realizowanie zadanie bez ryzyka. Realizację zadań ZSnr1 ocenia się na podstawie miesięcznych, kwartalnych , półrocznych i rocznych sprawozdań finansowych. Informacje z realizacji zadań   mają obowiązek przedstawiać Staroście na każde żądanie co daje możliwość oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka działalności zadań  jednostki i na bieżąco można oceniać czy ryzyko jest do zaakceptowania, czy kierownik jest w stanie pomimo trudności zrealizować swoje zadania , czy niezbędna jest pomoc ze strony powiatu..

 

 

3. Identyfikacja ryzyka

             Procedura zarządzania ryzykiem ma na celu zidentyfikowanie ryzyka oraz maksymalne ograniczenie jego negatywnego oddziaływania, co powinno przyczynić się do bardziej efektywnego i racjonalnego osiągania wyznaczonych celów.

  1) W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego oraz wyniki ocen i kontroli zewnętrznych.

 

  2) Podczas identyfikacji ryzyka stosowana jest kategoryzacja; jak niżej:

              - ryzyko finansowe

              - ryzyko dotyczące zasobów ludzkich

              - ryzyko działalności

              - ryzyko zewnętrzne

  3) Ocena zidentyfikowanych ryzyk  polega na określeniu wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, a następnie jego istotności.

  4) Do ustalenia wpływu ryzyka używana jest następująca skala ocen:

                - wysoki    - 3 punkty

                -  średni     - 2 punkty

                -   niski     - 1 punkt

   5) Ustalenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na określeniu możliwości    wystąpienia danego zdarzenia narażonego na ryzyko.

   6) Do ustalenia prawdopodobieństwa ryzyka używana jest skala ocen:

               - wysokie     - 3 punkty        

               - średnie      - 2 punkty

               - niskie        - 1 punkt

   7) zasady ustalania wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz jego istotności określa Załącznik  Nr 1 do niniejszego regulaminu.

    8) W oparciu o dokonaną ocenę wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, ustalany jest poziom istotności ryzyka. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka:

             - duża  6-9 punktów

             - średnia 3-4 punkty

             - mała   1-2 punkty

      Identyfikacji ryzyk dokonuje się  w terminie do końca grudnia na rok następny.

Ponowna identyfikacja ryzyk jest przeprowadzana w przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje ZSnr1.

O przeprowadzeniu ponownej identyfikacji ryzyka decyduje Kierownik jednostki  na wniosek koordynatora kontroli zarządczej , kierownika gospodarczego , sekretarza ZSnr1 w Mławie..

Z wykonanej czynności identyfikacji ryzyka opracowuje się Rejestr ryzyk na dany rok według wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu.

 

 

 

4. Analiza ryzyka

Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie, mającej na celu określenie możliwych skutków wystąpienia danego ryzyka.

Przewidywane skutki wystąpienia ryzyka są ujmowane w  rejestrze ryzyka stanowiącego załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.

 

5. Reakcja na ryzyko

Na podstawie wyników analizy ryzyka i przewidywanych skutków wystąpienia danego ryzyka określa się rodzaj możliwych reakcji na ryzyko (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Określa się mierniki minimalizacji ryzyka, właściciela ryzyka  jak również działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu.

Opisy działań i reakcji na ryzyko są wpisywane również w rejestr ryzyka stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.

Odpowiedzialność za realizację działań mających na celu zmniejszenie ryzyka do akceptowalnego poziomu ponosi Dyrektor szkoły  lub  Koordynator kontroli zarządczej  i osoby odpowiedzialne za realizację celów ZSnr1 w Mławie  za dany rok.

 

 

Mechanizmy kontroli

 

 

§  12

 

1. Dokumentacja systemu kontroli zarządczej

 

1)     Dokumentacja systemu kontroli zarządczej obejmuje w szczególności przestrzeganie powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz:

a)     procedury wewnętrzne,

b)     instrukcje,

c)     wytyczne

d)     zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

 

     2) System wewnętrznych uregulowań nie jest zamkniętym katalogiem, który systematycznie jest dostosowywany  do potrzeb ZSnr1 w Mławie.

 

3)     Dokumentacja dostępna jest dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

 

2. Nadzór

 

    1)W ZSnr1 w Mławie  prowadzony jest nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

 

    2) Nadzór realizowany jest w szczególności poprzez:

        a) monitorowanie działań  podejmowanych  przez podległych pracowników, w tym realizacji celów i zadań ZSnr1,

        b) weryfikację dokumentów przedkładanych  przez podległych pracowników,

        c) udzielanie pracownikom instruktażu i wyjaśnień,

        d) organizowanie roboczych spotkań, dyskusji i posiedzeń w celu rozwiązywania bieżących problemów,

        e) wydawanie, w razie stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu podległych pracowników wiążących poleceń mających na celu ich usunięcie.

 

 

3. Ciągłość działalności

 

  Utrzymanie ciągłości działalności ZS nr1 w Mławie  zapewniają uregulowania zawarte w procedurach wewnętrznych, w tym w szczególności:

 

1)     system stałych zastępstw w zakresach czynności pracowników,

2)     plan urlopów- tak ułożony, aby zapewnić zastępstwo na każdym stanowisku,

3)     system delegowania pełnomocnictw i uprawnień do podejmowania decyzji.

4)     Procedury w przypadku  wystąpienia klęski żywiołowej ( pożaru szkoły , zalania, huraganu).

 

4. Ochrona zasobów

 

1)     Dostęp do zasobów Zespołu Szkół nr1  mają wyłącznie upoważnione osoby. W celu zapewnienia ich ochrony  pracownicy zobowiązani są do przestrzegania zasad:

a)     porządku i dyscypliny pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,

b)     dochowania tajemnicy ustawowo chronionej, w szczególności w zakresie dostępu do dokumentów i informacji niejawnych, informacji publicznej, ochrony danych osobowych

c)     zarządzania systemem informatycznym,

d)     ochrony mienia i jego wykorzystanie zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki.

 

2)     Podstawowe mechanizmy ochrony zasobów ZS nr1  obejmują:

a)     zainstalowanie w budynku szkoły monitoringu  ,

b)     przechowywanie bieżących kartotek papierowych w szafach zamykanych na klucz, w pomieszczeniach, w których odbywa się praca.

c)     Ochrona obiektu

 

   5.  Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych

 

1) Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych określa Polityka bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Zespole Szkół nr1 w Mławie .

 

2) Mechanizmy  kontroli systemów informatycznych w ZS nr1 w Mławie  obejmują w szczególności:

      a) obowiązek zabezpieczenia hasłem komputerów ? zmiana hasła co 30 dni,

      b) sporządzanie kopii bezpieczeństwa  co najmniej raz w miesiącu na dysk zewnętrzny i nośnik CDR/RW aplikacji systemu księgowego, kadrowo- płacowego, podatkowego i przechowywanie ich w metalowej szafie  w sekretariacie .

      c) dostęp do poszczególnych elementów systemu tylko dla upoważnionych pracowników  (bazy danych, dane księgowe itp.)

      d) ograniczenie lub zakaz  możliwości kopiowania informacji i instalowania prywatnego  oprogramowania,

      e) absolutny zakaz używania oprogramowania bez ważnej licencji,

      f) zakaz wykorzystywania służbowych komputerów do celów prywatnych,

      g) ochrona komputerów  przez program antywirusowy,

      h) zachowanie szczególnej ostrożności przy odbieraniu poczty elektronicznej z nieznanego źródła.

    

 

3)     Kontrola mechanizmów dostępu do zasobów informatycznych ma na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem oprogramowania systemowego w ZSnr1 w Mławie.

 

 

6. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych

 

1)     W ZSnr1 w Mławie stosuje się następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych:

a)     rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,

b)     zatwierdzanie ( autoryzacja) operacji finansowych przez  kierownika lub osoby przez niego upoważnione,

c)     podział kluczowych obowiązków,

d)     weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

 

4)     Szczegółowe  mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych w ZSnr1 określa Zarządzenie Dyrektora ZSnr1   w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, które  obejmują głównie:

a)     ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych,

b)     metody wyceny aktywów i pasywów,

c)     sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:

- zakładowy plan kont i wykazu kont ksiąg pomocniczych

                d)  opisu systemu przetwarzania danych- systemu informatycznego,

                e) systemu służącego ochronie danych, w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

 

 

7. Kontrola finansowa .

 

1. Kontrola finansowa stanowi jeden z elementów kontroli zarządczej.

2. Kontroli finansowej podlegają wszystkie jednostki organizacyjne powiatu..

3.Kontrola finansowa obejmuje:

 

   - zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny   celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, zgodnie z odrębnym Zarządzeniem Dyrektora ZSnr1 w Mławie ,

 

   -  badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, zgodnie z odrębnym Zarządzeniem Dyrektora ZSnr1 w Mławie ,

 

   -  prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt. 1 i 2.

 

4. Podstawowe kryteria kontroli finansowej ustala się na podstawie:

    -  analizy sprawozdań okresowych,

    -  analizy wniosków i zaleceń pokontrolnych wydanych przez kontrole instytucjonalne,

     -analizy wniosków nadzorowanych przez Starostę o zwiększenie środków przekazanych do dyspozycji na podstawie planów finansowo-rzeczowych,

    -  otrzymanych dotacji o różnym charakterze (kontrola prawidłowości wykorzystania otrzymanej dotacji).

    -  Innych informacji zarządczych z otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego ZS nr1 .

 

 

5. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, Starosta może z zewnątrz powołać  rzeczoznawcę, biegłego rewidenta lub audytora wewnętrznego.

 

6. Rzeczoznawca , biegły rewident lub audytor wewnętrzny powołany do udziału w czynnościach kontrolnych, otrzymuje wynagrodzenie wynikające z podpisanej umowy cywilno-prawnej.

 

Informacja i komunikacja

 

§  13

 

1. Bieżąca informacja

 

1)     Kierownicy zapewniają podległym pracownikom stały dostęp do rzetelnych informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków służbowych. Informacje przekazywane są w odpowiednim czasie i formie.

2)     Pracownicy oraz osoby zarządzające mają zapewniony dostęp do elektronicznego systemu informacji prawnej.

3)     Każdy pracownik zapoznaje się z procedurami systemu kontroli i innymi przepisami wewnętrznymi i przyjmuje je do wiadomości i stosowania, co potwierdza podpisem.

4)     Przekazywanie informacji w formie pisemnej.

5)     Organizowanie  narad pracowniczych według potrzeb.

 

2. Komunikacja wewnętrzna

 

     Komunikacja wewnętrzna w  ZSnr1  polega na :

1)     przekazywaniu odpowiednich dokumentów zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną,

2)     prowadzeniu indywidualnych rozmów z pracownikami,

3)     przekazywanie komunikatów i informacji w formie pisemnej lub drogą e-mailową,

4)     organizowaniu szkoleń wewnętrznych.

 

3. Komunikacja zewnętrzna

 

Komunikacja zewnętrzna polega na:

1)     zamieszczeniu informacji w Biuletynie Informacji Publicznej i na tablicy informacyjnej,

2)     przekazywanie informacji za pośrednictwem  prasy i mediów,

3)     prowadzenie korespondencji z podmiotami zewnętrznymi i jednostkami organizacyjnymi  Starostwa Powiatowego w Mławie.

4)     prowadzenie bezpośrednich spotkań.

 

 

 

Rozdział  IV

 

Monitorowanie i samoocena kontroli zarządczej oraz kontrola wewnętrzna.

 

 

Przebieg samooceny kontroli zarządczej

 

§ 14

 

1. W ZS nr1 w Mławie funkcjonuje zasada ciągłej oceny systemu kontroli zarządczej.

2. Kierownik jednostki ,kierownik gospodarczy ,zastępca kierownika jednostki  w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitorują system kontroli zarządczej i na bieżąco rozwiązują zidentyfikowane problemy.

 

3. Koordynację kontroli zarządczej prowadzi kierownik gospodarczy  zwany w dalszej treści niniejszego regulaminu koordynatorem.

4. Koordynator w imieniu Kierownika jednostki   sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w Zespole Szkół nr1 w Mławie .

 

5. Koordynator organizuje system kontroli zarządczej i sprawuje ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu i prawidłowością wykorzystywania sygnałów pochodzących z prowadzonych działań kontrolnych.

6. Koordynator co najmniej raz na przełomie roku dokonuje okresowej oceny stanu kontroli zarządczej w oparciu o  ankietę dotyczącą samooceny, której wzór stanowi załącznik Nr 3  i skierowaną do pracowników / ankietę wypełnia 5% pracowników/ . Koordynator dokonuje analizy samooceny i jej wyniki przedstawia Dyrektorowi szkoły..

   Dyrektor Szkoły    na podstawie wyników samooceny kontroli zarządczej może podjąć dalsze działania doskonalące kontrolę zarządczą w drodze zarządzeń .

 

7. Koordynator lub osoby przeprowadzające kontrole zobowiązane są na bieżąco do przekazywania Dyrektorowi  wszelkich informacji, które mogą mieć wpływ na ocenę działalności ZS nr1   w szczególności dotyczące:

-różnic inwentaryzacyjnych,

-wykrytych oszustw i manipulacji,

-uwag zewnętrznych organów kontroli.

 

8.Wyniki kontroli i oceny służą do:

   1) ustalenia czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych czy innych aktów prawnych i procedur wynikających z przepisów wewnętrznych w zakresie gromadzenia, zaciągania zobowiązań i realizacji wydatków oraz gospodarowania mieniem,

 

  2)wszczęcia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego w przypadku wystąpienia nieprawidłowości,

 

  3) podjęcia działań w celu usunięcia nieprawidłowości oraz zapobiegania ich powstaniu w przyszłości,

 

  4)doprowadzenia do zgodności postępowania z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, wewnętrznymi instrukcjami i regulaminami.

 

 

9. Każdy pracownik ma możliwości zgłaszania uwag na temat funkcjonowania kontroli   zarządczej oraz sugestii jej usprawnienie czy modyfikacji.

 

 

 

 

 

Przebieg kontroli.

 

§ 15

 

1. W ZSnr1 w Mławie opracowywany jest roczny plan kontroli zawierający planowane czynności    kontrolne.

2. Plan kontroli zatwierdzany jest przez Dyrektora .

3. Plan kontroli obejmuje podstawowy zakres kontroli.

4. Plan kontroli może być w każdym czasie zmieniony przez Dyrektora   poprzez dodanie innych, wynikających z bieżących potrzeb czynności.

 

§ 16

 

1. Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołu pokontrolnego.

2. Protokół z kontroli winien być sporządzony w ciągu 7 dni od dnia zakończenia kontroli.

3. W przypadku braku uchybień, można odstąpić od sporządzenia protokołu i ograniczyć się do sporządzenia notatki służbowej .

4. W przypadku kontroli bieżącej w ramach nadzoru, przy braku uchybień dopuszcza się stosowanie na kontrolowanych dokumentach daty z adnotacją ? sprawdzono ?lub ?skontrolowano? i podpis.

5. Jeżeli w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia w działalności kontrolowanej jednostki, należy sporządzić protokół kontroli i zalecenia pokontrolne.

6. W przypadku sformułowania w protokole uwag, wniosków bądź zaleceń pokontrolnych, oprócz osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej protokół przedkłada się do podpisu Staroście lub osobie przez niego upoważnionej. Protokół traktowany jest w tym przypadku jako wystąpienie pokontrolne.

7. Kopie protokołu wydaje się wszystkim zainteresowanym wymienionym w protokole. Fakt odbioru powinni oni potwierdzić poprzez złożenie podpisu.

8. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu, składając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

9. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez osoby kontrolujące i nie wstrzymuje toku dalszych czynności kontrolnych. Informację o odmowie podpisania i jej przyczynach zamieszcza się w protokole.

10. Kierownik kontrolowanej jednostki (lub kontrolowany pracownik szkoły ) zobowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni, wykonać zalecenia pokontrolne, jak również pisemnie powiadomić  Starostę  o podjętych działaniach. W informacji winien odnieść się także do sformułowanych uwag i wniosków pokontrolnych mających usprawnić funkcjonowanie jednostki (pracy na stanowisku).

 

 

 

 

§ 17

 

Protokół z kontroli powinien zawierać co najmniej:

 

1) pełne brzmienie nazwy jednostki kontrolowanej lub imię i nazwisko oraz stanowisko pracy pracownika kontrolowanego,

 

2) okres prowadzenia kontroli,

 

3) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz analogiczne dane pracowników udzielających wyjaśnień ,

 

4) określenie przedmiotu kontroli i okres objęty kontrolą,

 

5) termin poprzedniej kontroli (przeprowadzonej przez kontrolującego) i stopień realizacji zaleceń pokontrolnych,

 

6) ustalenia z przebiegu kontroli,

 

7) określenie wydanych w toku kontroli wniosków i zaleceń,

 

8) wzmiankę o prawie zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień do treści protokołu w ciągu 7 dni od daty jego podpisania,

 

9) wyszczególnienie załączników,

 

10) określenie ilości egzemplarzy i podanie komu je dostarczono,

 

11) miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpisy osób kontrolujących, kierownika jednostki kontrolowanej oraz Starosty  ? na zasadach określonych w § 16 ust. 6.

 

§ 18

 

Stosuje się dwa tryby przeprowadzania kontroli:

 

1) Tryb roboczy ? kiedy wstępnie badamy obszar kontroli. Jeżeli nie stwierdzi się uchybień, błędów, nie przechodzi się do trybu protokolarnego. Sporządza się wtedy notatkę służbową dokumentującą przeprowadzenie kontroli lub adnotacje zgodnie z § 16,

 

2) Tryb protokolarny ? stosuje się w przypadku stwierdzenia błędów i nadużyć w celu ewentualnego powiadomienia zewnętrznych organów kontroli instytucjonalnej. Sprawdzenie obszaru kontroli i jej udokumentowanie realizuje się na zasadach kontroli instytucjonalnej. .

 

 

 

§ 19

 

1. Kontrolujący jest uprawniony do wstępu oraz poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej na podstawie upoważnienia podpisanego przez Starostę .

 

2. Kontrolujący podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z wiadomościami zawierającymi tajemnicę państwową i służbową, obowiązującymi w jednostce kontrolowanej.

 

 

§ 20

 

 

Wykaz dokumentów związanych z kontrolą zarządczą obowiązujących w Zespole Szkół nr1 w Mławie stanowi załącznik Nr 4 do niniejszego regulaminu.

 

§ 21

Koordynator oraz wszyscy kierownicy jednostki zobowiązani są do końca stycznia danego roku za rok poprzedni do złożenia Staroście oświadczenia  o stanie kontroli zarządczej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 .

 

§ 22

 

W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem, zastosowanie mają przepisy ustawy o finansach publicznych a zwłaszcza art.68 i art.69 niniejszej ustawy  ( Dz. U. z 2009 r. Nr 157 poz. 1240 ze zmianami) oraz Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

 

 

Wykaz załączników:

1. Zasady wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka ? załącznik nr1

2.Rejestr ryzyka ? załącznik nr2

3.Ankieta samooceny ? załącznik nr3

4. Wykaz dokumentów ? załącznik nr 4

5. Oświadczenie o stanie kontroli - załącznik nr5

 

 

                                                                                                                                         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr  1

                                                                                                   do Regulaminu kontroli zarządczej

                                                                                                w Zespole Szkół nr1 w Mławie

 

Zasady ustalania wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka

1. Zasady oceny wpływu ryzyka:

Wpływ	Przesłanki
Wysoki	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje uszczerbek mający krytyczny lub bardzo duży wpływ na realizację kluczowych zadań albo osiągnięcie założonych celów- poważny uszczerbek w zakresie jakości wykonywanych zadań, poważna strata finansowa albo na wizerunku.  Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego.
Średni	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje znaczącą stratę posiadanych zasobów, ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, reputację urzędu oraz jednostki organizacyjnej. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem może się wiązać trudny proces przywracania stanu poprzedniego.
Niski	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje niewielką stratę finansową, zakłócenie lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na reputację urzędu oraz jednostki organizacyjnej. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć.

2. Zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka:

 

Prawdopodobieństwo	Przesłanki
Wysokie	Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się wielokrotnie w ciągu roku.
Średnie	Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się kilkakrotnie w ciągu roku.
Niskie	Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się raz w ciągu roku lub że nie zdarzy się w ciągu roku.

 

W oparciu o dokonaną ocenę wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, ustalany jest poziom istotności ryzyka. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka:

             - duża     6-9 punktów,

             - średnia 3-4 punkty,

             - mała     1-2 punkty.

Działania w celu minimalizacji ryzyka są podejmowane są przy istotności dużej i średniej. Mała istotność jest tolerowana i nie podejmuje się działań zaradczych.

 

           Załącznik Nr 2

                                                                                                                                                do Regulaminu kontroli zarządczej

                                                                                                                                              w Zespole Szkół  nr1 w Mławie

 

 

?

REJESTR RYZYKA-2016r.

 

Identyfikacja ryzyka						Analiza ryzyka				Odpowiedź na ryzyko
L.p.		Cel	Zadanie		Zidentyfikowane ryzyko- opis	Skutki wystąpienia ryzyka (ilość punktów)	Prawdo-podobieństwo wystąpienia ryzyka (ilość punktów)	Istotność Ryzyka ( mnożenie 5x6= iloczyn punktów)		Mierniki (%, szt. dni, osoby , kg,itp.)	Reakcja na ryzyko	Właściciel ryzyka, odpowie-dzialność za działanie	Uwagi (monitoring)
1		2	3		4	5	6	7		8	9	10	11
1.	Prawidłowość wydatkowania środków publicznych			Dokonywanie rozeznań cenowych przy zamówieniach publicznych do 14000 euro	Brak dokonywanych rozeznań cenowych brak zasady konkurencyjności	2	2	4	%		100% dokonywanych rozeznań cenowych	.Dyrektor Kierownik gospodarczy	Monitoring raz do roku
2.	Prawidłowa Realizacja zadań oświatowych			Prawidłowe przygotowanie młodzieży do egzaminów maturalnych i egzaminów zawodowych	Spadek zdawalności poniżej 50% zadających	2	2	4	Liczba uczniów zdających		Doprowadzenie do zdawalności-egzamin maturalny do ?% egzamin zawodowy do ?%	Dyrektor wicedyrektor	Monitoring Nadzór pedagogiczny